সঠিক অফিস স্পেসটি খুঁজে বের করুন:
প্রথম চ্যালেঞ্জ হল একটি উপযুক্ত অফিস স্পেস খুঁজে বের করা। প্রথমে আপনাকে সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে হবে যে আপনি কি ঘরোয়া-অফিস থেকে কার্যকরীভাবে কাজ করতে পারবেন নাকি একটি অফিস স্পেস প্রয়োজন পরবে। আপনি একটি নতুন স্পেস ক্রয় করতে পারবেন নাকি আপনাকে ভাড়া নিতে হবে? আপনি অনলাইন মার্কেটপ্লেসে অসংখ্য অফিস স্পেসের বিজ্ঞাপন খুঁজে পাবেন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার নতুন অফিস স্পেসটি উপযুক্ত এবং সহজেই সনাক্ত করা যায় এমন একটি স্থানে অবস্থিত। নতুন স্পেসে কাজ শুরু করার আগেই আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার ব্যবসায়িক কার্যক্রম যথাযথ কর্তৃপক্ষ দ্বারা অনুমোদিত। আপনাকে আরও মনে রাখতে হবে যে নতুন অফিস স্পেসটি ভাল ভাবে পরীক্ষিত এবং নিরাপদ।
অফিসের যায়গাটি আপনার ব্যবসায়ের কার্যক্রমের জন্য যথেষ্ট কিনা তা যাচাই করুন। সাধারনত ওপেন-স্পেস ওয়ার্কস্টেশনের ক্ষেত্রে প্রতি কর্মচারীর জন্য ৬০ থেকে ১১০ বর্গফুট জায়গা থাকা দরকার। আপনার অফিসের জায়গাটি যেমন যথেষ্ট বড় হতে হবে যাতে করে আপনার এবং আপনার কর্মচারীদের চলাচলের জন্য পর্যাপ্ত যায়গা থাকে, তেমনই আপনার বাজেটের সাথেও সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে। আপনাকে এ বিষয়টিও মাথায় রাখতে হবে যে আপনার ব্যবসায়িক প্রসার এখানেই ঘটবে, সুতরাং আগামী বছরগুলোর কথা চিন্তা করে সেভাবে পরিকল্পনা করতে হবে।
অফিসের অবস্থানের ব্যাপারে বারবার চিন্তা করুন। অফিসের অবস্থানটি কি নিরাপদ এবং আপনার কর্মচারী ও ক্লায়েন্টদের জন্য সহজে সহজগম্য? গাড়ি পার্ক করার জন্য যথেষ্ট স্থান আছে কিনা সে বিষয়টি নিশ্চিত করুন। সঠিক বিবেচনার জন্য আপনি যে এলাকায় অফিস নিচ্ছেন সে এলাকার অপরাধমূলক কর্মকাণ্ডের হার কেমন তা যাচাই করে নিন।
আসবাবপত্রের সেট এবং অফিস সরঞ্জাম:
অফিসের কার্যক্রম পরিচালনা করার জন্য কি ধরণের জিনিসপত্র ক্রয় করা লাগবে এবং অফিস সরঞ্জাম কোথা থেকে ক্রয় করবেন সে সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন। অফিস উপকরণের মধ্যে যা যা অন্তর্গত সেগুলো হল: কম্পিউটার, ফোন, প্রিন্টার, ফটোকপি মেশিন, দৈনন্দিন ব্যবহারিক সরঞ্জাম যেমন, কাগজ, কলম এবং নোটপ্যাড ইত্যাদি। খরচ এবং যায়গার অপচয় কমিয়ে আনার জন্য বহুমুখী সামগ্রী ও আসবাব কেনার চেষ্টা করুন।
এরপর আসে কর্মস্থলের লে-আউট ডিজাইন। যাচাই করুন আপনার অফিস সেটআপে কি ধরণের বসার পরিকল্পনা বাস্তবায়ন করা যায়; যেখানে আপনার সকল কর্মচারীরা কাজ করবে। সকল কর্মচারীদের জন্য কি পৃথক পৃথক ঘর থাকবে নাকি সবার জন্য একই যায়গায় পৃথক পৃথক কিউবিকল থাকবে? প্রতিটি স্টাফ সদস্যের জন্যই বসার এবং তাদের ব্যক্তিগত অফিস সরঞ্জাম রাখার ব্যবস্থা করতে হবে। যাদেরকে অনেক সময় ধরে ডেস্কে বসে কাজ করতে হবে তাদের স্বাচ্ছন্দ্যে বসার সুবিধার কথা আপনাকে মাথায় রাখতে হবে।
আপনার অফিস স্পেসের ভেতরে অফিস সরঞ্জামের সঠিক বিন্যাস অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয়। অফিসের ভেতরে স্পেস সঠিকভাবে সেটআপ করুন যাতে করে সরঞ্জামগুলো যথাযথ স্থানে পাওয়া যায়, যেমন, কাগজ প্রিন্টারের পাশে রাখুন, ফাইলিং মেইল বক্সের পাশে রাখুন। যে আইটেমগুলো নিয়মিত ব্যবহার করেন না সেগুলো সরিয়ে রাখুন।
অফিসের ভেতরে যথেষ্ট প্রাকৃতিক এবং সেট করা আলোর ব্যবস্থা থাকতে হবে, কিন্তু এ বিষয়টিও খেয়াল রাখতে হবে যাতে করে আলো কম্পিউটারের স্ক্রীনে প্রতিফলন না ঘটায়। চোখের উপর চাপ কমাতে প্রত্যেকটি ওয়ার্কস্টেশনে আলোর উজ্জ্বলতা সহনীয় পর্যায়ে রাখতে হবে। প্রতিটি রুমে যথেষ্ট পরিমাণে ওভারহেড এবং প্রয়োজনে ওভার-দ্যা-শোল্ডার লাইটের ব্যবস্থা রাখতে হবে।
আপনার অফিসের সাজসজ্জা এবং পরিবেশ কাজের ধাঁচের সাথে মিল রেখে পরিকল্পনা করুন। সাজসজ্জা হতে হবে সাবলীল এবং কর্মক্ষেত্রে বিভ্রান্তির সৃষ্টি করে না এমন। ডেকরের জন্য ব্যবহৃত আর্ট এবং রঙ হতে হবে একইসাথে আকর্ষণীয় এবং নম্র।
নির্ঝঞ্ঝাট এবং পেশাদারি কাজের ধারা বজায়ে রাখার জন্য অন্যান্য যে বিষয়গুলো আপনাকে খেয়াল রাখতে হবে সেগুলো হল – যথার্থ রিসিপশন এরিয়া, ওয়েটিং রুম, ব্যক্তিগত ফোন এবং ইন্টারনেট লাইন ইত্যাদি।
